Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Hjemmeværnets Skyttelaug, Nordsjælland
Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 15. oktober 2024

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller du ikke længere er medlem af Hjemmeværnets Skyttelaug, Nordsjælland.

Ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Hjemmeværnets Skyttelaug, Nordsjælland
Smakkevej 2, 3070 Snekkersten
CVR nr. 35266380
Hjemmeside: http://hjvsl.net/
er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktpersoner, som er:
Kasserer
Peter Atti
kasserer@hjvsl.net

Formand
Jørn Stubtoft
jstubtoft@gmail.com

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemmer på prøve:
- Fulde navn
- Mailadresse
- Telefonnummer
- Adresse
- Dato for fremmøde på skydebane
- Dato for udlån-/tilbagelevering af foreningsvåben
- CPR-nummer i forbindelse med ansøgninger om Våbenforhold (jf. lovgivning)
- Eventuelle tilsagn eller afslag fra politiet

Medlemmer:
- Medlemsnummer
- Fulde navn
- Mailadresse
. Telefonnummer
- Adresse
- Alder
- Køn
- År for indmeldelse
- Oplysninger om medlemmers eventuelle våben
- Dato for fremmøde på skydebane
- Dato for udlån-/tilbagelevering af foreningsvåben
- År for udmeldelse
- CPR-nummer i forbindelse med ansøgninger om Våbenforhold (jf. lovgivning)
- Eventuelle tilsagn eller afslag fra politiet

Bestyrelse / ledere:
- Medlemsnummer
- Fulde navn
- Mailadresse
- Telefonnummer
- Adresse
- Alder
- Køn
- År for indmeldelse
- Oplysninger om medlemmers eventuelle våben
- Dato for fremmøde på skydebane
- Dato for udlån-/tilbagelevering af foreningsvåben
- År for udmeldelse
- CPR-nummer i forbindelse med ansøgninger om Våbenforhold (jf. lovgivning) eller Børneattester
- Eventuelle tilsagn eller afslag fra politiet

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. Ellers kan vi få det fra:
- Politiet
- SKV
- Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om stævner, kurser, mm.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger for at varetage normale medlemsforhold, samt overholde gældende lovgivning i forbindelse med våbenforhold (SKV 1-6), og børneattester.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
Herunder:
- Alm. skytteaktiviteter
- Kommunikation til medlemmer
- Indkaldelse til laugssamlinger
- Kontingentopkrævning
- Bestyrelses- og lederes forhold
- Administration af foreningens eksterne relationer. F.eks. indberetninger af medlemmer til Centralt Forenings Register under DGI

Derudover behandler foreningen CPR-numre i forbindelse med ansøgninger om:
- Våbenforhold (jf. lovgivning)
- Børneattester for bestyrelse og ledere

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Hvis vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 16 år, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – til brug for markedsføring og lign.
Foreningen videregiver kun almindelige personoplysninger om medlemmer, bestyrelse og ledere, når der er legitim interesse eller lovgivning skal overholdes.

Disse videregives, når nødvendig, til:
- Dansk Skytte Union (Skydesport Danmark)
- DGI
- Helsingør Kommune
- SKV
- Politiet
- Justitsministeriet

Når foreningen formidler ansøgninger om våbenforhold (SKV 1-6) eller børneattester videregiver foreningen ydermere CPR-nummer til:
- SKV
- Politiet
- Justitsministeriet

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem på prøve / medlem af foreningen, som bestyrelse eller leder:
Medlem på prøve / medlemmer:
Vi er forpligtet til at gemme personoplysninger løbende år + 12 måneder. Derefter sletter vi oplysninger om dig.
Oplysninger om strafbare forhold (CPR-nummer / tilsagn eller afslag fra politiet), sletter foreningen i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.

Bestyrelse / ledere:
Oplysninger om strafbare forhold (CPR-nummer / tilsagn eller afslag fra politiet og børneattester), sletter foreningen i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, bestyrelse og ledere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Medlemsoplysninger og CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
- Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. 

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet //www.datatilsynet.dk/ - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.